Posta aziendale gestita: caselle che funzionano e migrazione senza perdere mail
La posta elettronica aziendale è lo strumento che usate di più, e ve ne accorgete solo quando si blocca. La casella si riempie, le risposte dei clienti non arrivano, le vostre mail finiscono nello spam. Noi mettiamo ordine, spostiamo la posta dove serve senza perdere messaggi e poi, con il servizio di manutenzione, la teniamo sotto controllo.
I problemi che risolviamo più spesso
"La casella è piena"
Liberiamo spazio senza cancellare quello che vi serve: archiviamo la posta vecchia, togliamo i doppioni, controlliamo gli allegati enormi. Se il problema si ripresenta, vuol dire che la casella è troppo piccola per come lavorate, e vi proponiamo come allargarla.
"Non ricevo più le mail" o "le risposte non arrivano"
Spesso il guasto non è nella casella ma nella configurazione del dominio, oppure c'è un disservizio del provider. Capiamo dove sta il guasto e lo sistemiamo. Se dipende dal provider, sentiamo noi il provider.
"Le mie mail finiscono nello spam"
Di solito mancano o sono sbagliati tre record del dominio: SPF, DKIM e DMARC. In una riga: sono le "firme" e le regole che dicono ai server di posta del mondo che una mail partita col vostro nome viene davvero da voi, e cosa farne se non torna. I grandi servizi di posta, come Gmail, li chiedono a chi invia molte mail. Li controlliamo e li correggiamo.
Come spostiamo la posta senza perdere mail
È la paura più concreta di chi cambia provider: perdere anni di messaggi o restare senza posta per giorni. Per questo lavoriamo a tappe.
Facciamo l'inventario. Caselle, alias, PEC, inoltri, dispositivi collegati, spazio occupato.
Prepariamo la destinazione. Creiamo le nuove caselle e le configuriamo, prima di toccare quelle vecchie.
Copiamo. Trasferiamo la posta esistente mentre voi continuate a usare la vecchia casella. Gli ostacoli tipici, come allegati enormi o cartelle danneggiate, li sistemiamo prima.
Verifichiamo. Confrontiamo numero di messaggi e cartelle tra vecchio e nuovo.
Cambiamo i record fuori orario. Il passaggio vero si fa la sera o nel fine settimana: da quel momento la posta nuova arriva sulla nuova casella.
Teniamo viva la vecchia casella. Per un periodo resta attiva, e copiamo anche le ultime mail arrivate durante il cambio.
Sistemiamo i dispositivi. Outlook, telefoni, firme e rubrica: vi aiutiamo a riconfigurarli da remoto.
Come si crea un'email aziendale con il proprio dominio
Un'email aziendale è una casella del tipo [email protected]. Servono tre cose: un dominio vostro, un servizio di posta che ospita le caselle e i record del dominio che li collegano. Se non avete ancora il dominio o non sapete dove sia registrato, partiamo da lì. Poi creiamo le caselle, le configuriamo su PC e telefoni e controlliamo SPF, DKIM e DMARC perché le mail arrivino.
Microsoft 365, Google Workspace o altro?
Non abbiamo una risposta valida per tutti. Dipende da cosa usate già:
se in ufficio si lavora con Word, Excel e Outlook, Microsoft 365 di solito è la scelta più naturale;
se usate già documenti condivisi di Google, Google Workspace può bastare;
se vi serve solo una posta affidabile, può bastare una posta gestita più semplice.
Ve lo diciamo dopo aver visto come lavorate, non prima.
Serve il backup delle email?
Sì, se le mail contengono contratti, ordini e corrispondenza che vi servono. Avere la posta "nel cloud" non vuol dire averne una copia: se un messaggio viene cancellato per errore, o una casella viene compromessa, la copia separata è l'unico modo per recuperarlo.
Il backup delle caselle è un servizio che offriamo a parte. Lo strumento lo scegliamo caso per caso, in base a dove sta la vostra posta. Ve lo proponiamo nel check-up. Come gestiamo gli altri backup è spiegato in backup aziendale.
Cosa c'è dentro il servizio gestito
Non vi chiediamo di confrontare il prezzo con quello di una casella comprata online. Vi chiediamo di confrontare cosa c'è dentro:
una persona che risponde
e conosce la vostra configurazione;
controllo continuo
dei servizi che gestiamo, con allarmi, se aggiungete il servizio di manutenzione;
record del dominio corretti
(SPF, DKIM, DMARC) e controllati nel tempo;
backup
delle caselle, quando lo attivate;
assistenza da remoto
su Outlook, telefoni e nuovi utenti;
rapportino
per ogni intervento, nell'area clienti.
Domande frequenti
La casella è piena: cosa facciamo?
Non cancellate a caso. Si può archiviare la posta vecchia e trovare gli allegati che occupano più spazio. Se la casella si riempie spesso, va allargata o spostata su un servizio più adatto. Ci pensiamo noi da remoto.
Perché le mie mail finiscono nello spam?
Spesso mancano o sono sbagliati i record SPF, DKIM e DMARC del dominio, che dimostrano che la mail viene davvero da voi. Si correggono senza cambiare casella.
Come passo la posta da Aruba a Microsoft 365 senza perdere le mail?
Con un piano a tappe: nuove caselle pronte, copia della posta mentre lavorate, verifica, cambio dei record fuori orario e vecchia casella tenuta attiva per un periodo.
Quanto restiamo fermi durante la migrazione?
In genere non vi fermate: lavorate sulla vecchia casella finché il cambio non è fatto, fuori orario. Il giorno dopo vi aiutiamo a sistemare Outlook e telefoni.
Exchange 2016 o 2019 è fuori supporto: cosa facciamo?
Non riceve più aggiornamenti di sicurezza dal 14 ottobre 2025. Conviene spostare la posta su un servizio aggiornato. Vi aiutiamo a scegliere e facciamo noi la migrazione.
Come creiamo un'email aziendale con il nostro dominio?
Servono un dominio vostro, un servizio che ospiti le caselle e i record che li collegano. Possiamo occuparcene noi: registriamo o recuperiamo il dominio, creiamo le caselle e le configuriamo su PC e telefoni.
Serve il backup delle email?
Se nelle mail ci sono documenti di lavoro, sì. Il servizio di posta non sostituisce una copia separata. Offriamo il backup delle caselle come servizio a parte.
Chiedete un piano di migrazione della posta
Diteci quale provider usate, quante caselle avete e cosa non va. Vi chiamiamo, facciamo un controllo del dominio e vi mandiamo un piano con le tappe e un'offerta scritta. Se il problema si risolve sistemando quello che avete, ve lo diciamo.
Posta bloccata adesso? Chiamateci al +39 049 7851890 (lunedì-venerdì, 9:00-13:00 e 14:00-18:00; fuori orario: secondo il vostro contratto), avviate l'assistenza remota o aprite una richiesta.
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