Software su misura a noleggio: quando lo standard non basta (e quando basta)
C'è il foglio Excel dei preventivi che solo una persona sa usare. C'è il gestionale che fa il 90% del lavoro, e il resto lo copiate a mano. Ci sono le presenze raccolte su carta e ribattute a fine mese.
Prima guardiamo cosa usate già. Se un programma standard basta, ve lo diciamo e vi aiutiamo a configurarlo. Se non basta, lo scriviamo noi e ve lo diamo a noleggio: gira sui nostri cloud, con hosting, backup, aggiornamenti e assistenza compresi. Voi non comprate un software da installare e mantenere: usate un servizio che funziona.
Come funziona il noleggio
Standard o su misura? La tabella che usiamo anche noi
Il software su misura costa più di un abbonamento standard. Ha senso solo quando vi fa risparmiare tempo ed errori su un lavoro che ripetete ogni giorno. Ecco come lo valutiamo con voi.
| La vostra situazione | Cosa vi consigliamo |
|---|---|
| Il processo è uguale a quello di tante altre aziende (fatture, contabilità, paghe, posta) | Standard. Esistono prodotti maturi e aggiornati. Scriverli da zero non conviene. |
| Usate già un gestionale che copre quasi tutto, ma manca un pezzo | Su misura, piccolo. Un modulo o un'integrazione che si collega a quello che avete, senza cambiare tutto. |
| Un lavoro chiave vive su un file Excel lento, con più versioni in giro | Su misura. Un'applicazione web con un solo archivio, accessi per persona e storico delle modifiche. |
| I preventivi dipendono da regole vostre (misure, materiali, lavorazioni, ricarichi) | Su misura. Un preventivatore che applica le vostre regole e produce il PDF. |
| Avete due programmi che non si parlano e qualcuno ricopia i dati | Integrazione. Colleghiamo i due sistemi, per esempio Odoo con un altro gestionale. |
| Vi serve tutto e subito, con budget minimo | Standard, anche se non perfetto. Il su misura si può aggiungere dopo, un pezzo alla volta. |
Se la risposta è "standard", ve lo diciamo nel primo incontro. Ci conviene più un cliente che si fida che un progetto inutile.
Lavori già fatti
Descriviamo i progetti senza nomi dei clienti.
Gestionale presenze con badge, senza biometria
Problema:
più aziende dello stesso gruppo, presenze raccolte in modi diversi, chiusura del mese a mano.
Cosa abbiamo fatto:
un gestionale web che riceve le timbrature dai lettori di badge, gestisce più aziende e prepara la chiusura del mese. Niente impronte digitali né riconoscimento del volto: il badge basta, ed evita i problemi di privacy dei sistemi biometrici.
Risultato:
le timbrature arrivano da sole; a fine mese si controlla, non si ricopia.
Preventivatori per prodotti con molte varianti
Problema:
un foglio Excel complesso, che solo poche persone sapevano usare.
Cosa abbiamo fatto:
un'applicazione web che applica le stesse regole del foglio, con anagrafica clienti, storico e PDF pronto da mandare.
Risultato:
il preventivo lo fa anche chi non conosce il foglio, e i calcoli sono sempre gli stessi.
Integrazioni con Odoo
Le usiamo per primi: i nostri rapportini di intervento, gli ordini, gli abbonamenti e gli avvisi automatici sono integrazioni con Odoo scritte da noi. Un dato si scrive una volta sola.
Come lavoriamo su un progetto
Analisi.
Ci raccontate cosa usate oggi e cosa non funziona. Guardiamo i file e i passaggi veri, non solo la descrizione.
Proposta scritta.
Cosa facciamo, in che ordine, cosa resta fuori e cosa fa variare il costo.
Primo pezzo funzionante.
Partiamo dalla parte che vi fa risparmiare più tempo. La provate su dati veri.
Pezzi successivi.
Si aggiunge il resto un modulo alla volta, con le vostre correzioni.
Noleggio e assistenza.
Il software gira sui nostri cloud, con aggiornamenti e assistenza compresi. Come sono protette le copie dei dati è spiegato in backup aziendale.
Quanto costa e quanto ci vuole: cosa lo fa variare
Non pubblichiamo prezzi, perché due progetti con lo stesso nome possono essere molto diversi. Ecco cosa fa salire o scendere costo e tempi:
Quante regole ci sono.
Un preventivatore con dieci varianti non è uno con mille.
Quanti sistemi da collegare.
Ogni integrazione (Odoo, contabilità, e-commerce, lettori badge) è lavoro in più.
Quante persone lo usano e con quali permessi.
Da dove partono i dati.
Un Excel ordinato si importa in fretta; dieci file diversi no.
Le risorse del cloud.
Dati, utenti e carico determinano lo spazio che serve sui nostri server.
L'evoluzione nel tempo.
Leggi e formati cambiano (per esempio quelli della fattura elettronica): un software che li tocca va aggiornato.
Dopo l'analisi ricevete un'offerta scritta, divisa per fasi, con il canone di noleggio indicato a parte.
"E se chi l'ha scritto non c'è più?"
È la paura più sensata quando si sceglie uno sviluppatore. Noi siamo una squadra di 4 tecnici e lavoriamo dal 2015. Con il noleggio il programma non vive nella testa di una persona sola: gira sui cloud che gestiamo noi per i servizi dei nostri clienti, con backup, e a mantenerlo è la squadra.
Domande frequenti
Conviene un gestionale su misura o uno standard?
Conviene lo standard quando il vostro modo di lavorare è comune e il prodotto lo copre. Conviene il su misura quando un lavoro chiave lo fate con soluzioni improvvisate, come fogli Excel o dati ricopiati. Spesso la risposta giusta è un pezzo su misura collegato al gestionale che avete già.
Perché a noleggio e non in vendita?
Perché il software è un servizio: va ospitato, aggiornato, salvato e assistito. Così non vi dovete occupare di server o versioni, e se la legge cambia lo aggiorniamo noi. Il codice resta nostro e non viene consegnato.
Si può sostituire Excel con un'applicazione web?
Sì. Partiamo dal vostro foglio, ne riprendiamo regole e calcoli e li mettiamo in un'applicazione con un solo archivio, accessi personali e storico. Il foglio resta disponibile finché non siete sicuri del nuovo sistema.
Si può collegare Odoo a un altro gestionale?
Di solito sì, se l'altro programma permette di leggere o scrivere i dati (con un collegamento diretto o con file di scambio). Lo verifichiamo nell'analisi, prima di promettervi qualcosa.
Le presenze con badge si possono fare senza biometria?
Sì, ed è la scelta che consigliamo. Il nostro gestionale presenze lavora con badge, senza impronte né riconoscimento del volto, che il Garante considera a rischio per i dipendenti.
Il software su misura dà diritto a crediti d'imposta?
Dipende dal tipo di investimento e dalle regole dell'anno. Non lo promettiamo: si verifica caso per caso con il vostro commercialista, e noi gli diamo tutte le informazioni tecniche che servono.
Cosa succede ai nostri dati se smettiamo il noleggio?
Lo scriviamo nell'offerta prima di iniziare: in che formato riavete i vostri dati e in quanto tempo.
Raccontateci cosa usate oggi
Mandateci il file o descriveteci il processo che vi fa perdere tempo. Vi richiamiamo per un primo colloquio. Se basta un programma standard, ve lo diciamo lì. Se serve il su misura, vi mandiamo una proposta scritta, divisa per fasi.
Nel messaggio diteci cosa usate oggi, cosa non funziona e quante persone lo usano.
Telefono: +39 049 7851890, lunedì-venerdì 9:00-13:00 e 14:00-18:00.
Per approfondire: cloud e server gestiti · backup aziendale · come lavoriamo · informatica per l'industria · servizi da remoto in tutta Italia