Quando un fornitore vi propone una stampante, il prezzo della macchina dice poco. Conta quanto vi costa ogni pagina che stampate, per tutti gli anni in cui la userete. Questo numero si chiama costo copia, o costo per pagina. In questa guida vi spieghiamo cosa comprende, come si calcola e come usarlo per confrontare due offerte che sembrano incomparabili.
Se state già valutando una multifunzione in ufficio, trovate qui come funziona il nostro noleggio di stampanti e multifunzione. Se volete un confronto sui vostri volumi, chiedeteci un preventivo stampanti in 24 ore.
Cos'è il costo copia
Il costo copia è quanto spendete, in media, per ogni pagina stampata o fotocopiata. Si usa in due modi:
- Come voce di contratto. Nei noleggi è il prezzo di ogni pagina, spesso con un canone fisso per la macchina. Due esempi: "canone mensile più costo copia per ogni pagina", oppure "solo costo copia, senza canone".
- Come misura per confrontare. Mettete insieme tutto quello che pagate (macchina, toner, ricambi, assistenza) e lo dividete per le pagine stampate. Ottenete il costo reale di una pagina, che si può confrontare tra offerte diverse.
Il secondo uso è quello che vi protegge dalle sorprese: un canone basso con un costo copia alto può costare più di un canone alto con le copie comprese.
Cosa comprende il costo copia (e cosa no)
Nel costo copia di un contratto di noleggio di solito ci sono:
- Toner: è la voce che pesa di più.
- Tamburo e unità immagine: le parti che trasferiscono il toner sulla carta. Si consumano e vanno sostituite dopo un certo numero di pagine.
- Altri ricambi di consumo: rulli, unità di fusione, vaschetta del toner usato.
- Assistenza tecnica: interventi e manodopera quando la macchina si guasta.
Di solito non ci sono:
- La carta. È esclusa quasi sempre, anche nelle convenzioni della pubblica amministrazione.
- L'energia elettrica.
- I danni non dovuti all'uso normale.
- Le pagine oltre la soglia, se il contratto prevede copie incluse ed eccedenze.
Fate attenzione alla parola "tutto incluso": chiedete sempre per iscritto se tamburi e unità di fusione sono compresi. Sono le voci che più spesso restano fuori.
Come funziona una stampante laser, in breve
Per capire perché il costo copia cambia tanto da una macchina all'altra, serve sapere cosa succede dentro una stampante laser.
- Un laser "disegna" l'immagine della pagina su un cilindro, il tamburo, caricandolo elettricamente.
- Il toner, una polvere finissima, si attacca solo ai punti disegnati.
- Il tamburo trasferisce il toner sul foglio.
- L'unità di fusione scalda il foglio e fissa il toner alla carta.
Ogni pagina consuma un po' di toner e un po' della vita del tamburo e del fusore. Per questo il costo di una pagina non è solo inchiostro: ci sono parti che si consumano anche se la cartuccia è piena.
Perché il colore costa di più
Una pagina in bianco e nero usa un solo toner, il nero. Una pagina a colori ne usa quattro: ciano, magenta, giallo e nero. Nelle stampanti a colori anche tamburi e unità immagine sono spesso quattro.
In più, una pagina a colori ha in media più superficie coperta: loghi, grafici, fotografie. Per questo nei contratti il costo copia a colori è sempre separato da quello in bianco e nero ed è più alto.
Un consiglio pratico: se in ufficio il colore serve solo per qualche documento, conviene impostare il bianco e nero come predefinito su tutti i PC.
Come si calcola il costo per pagina
La formula di base è semplice:
Costo per pagina = (canone + toner + tamburi e ricambi + assistenza) ÷ pagine stampate
Tutte le voci vanno riferite allo stesso periodo (un mese, un anno o l'intera durata del contratto). Se comprate la macchina invece di noleggiarla, al posto del canone mettete il prezzo d'acquisto diviso per gli anni in cui pensate di usarla.
Un esempio con unità astratte
L'esempio usa "unità" inventate, non euro. Servono solo a mostrare come pesano le voci, non sono prezzi nostri né di mercato.
Un ufficio stampa 2.000 pagine al mese in bianco e nero. Consideriamo un anno.
- Canone della macchina: 100 unità all'anno (due terzi del totale)
- Toner: 40 unità (poco più di un quarto)
- Tamburo e ricambi: 10 unità
- Assistenza: compresa nel canone → 0
- Pagine in un anno: 2.000 × 12 = 24.000, cioè 24 blocchi da 1.000
Costo per pagina = (100 + 40 + 10 + 0) ÷ 24 = circa 6 unità ogni 1.000 pagine
Lo stesso calcolo va fatto a parte per le pagine a colori, con i loro toner e i loro ricambi.
Cosa cambia con i volumi
Il canone è fisso, quindi più pagine stampate, più si "spalma". Nello stesso esempio, con 1.000 pagine al mese il canone pesa il doppio su ogni pagina. Con 4.000 pesa la metà. Per questo una macchina adatta a un ufficio grande può costare troppo a pagina in un ufficio piccolo, e viceversa.
Copie incluse ed eccedenze
Molti noleggi prevedono un canone che comprende un certo numero di pagine, per esempio a trimestre. Le pagine in più si chiamano eccedenze e si pagano a parte, a pagina.
Esempio con sole pagine:
- Canone con 6.000 pagine in bianco e nero incluse a trimestre.
- Nel trimestre ne stampate 6.800.
- Le 800 pagine in più vengono fatturate come eccedenza, al prezzo scritto nel contratto.
E se ne stampate meno? Di solito le pagine non usate non si recuperano nel trimestre successivo e non vengono rimborsate. Leggete come il contratto tratta questo caso.
La regola pratica: le copie incluse devono essere vicine al vostro consumo reale. Troppe, e pagate pagine che non usate. Troppo poche, e pagate eccedenze ogni trimestre.
Conviene il costo copia puro o il canone con copie incluse?
Dipende da quanto è regolare il vostro consumo.
| Situazione | Cosa conviene di solito |
|---|---|
| Volumi stabili, sempre simili ogni mese | Canone con copie incluse dimensionate bene |
| Volumi molto variabili (stagionalità, scadenze) | Costo copia puro, o canone basso con poche copie incluse |
| Ufficio che sta crescendo | Copie incluse prudenti, con revisione dopo il primo anno |
| Pochissime pagine | Spesso non conviene noleggiare: va confrontato con l'acquisto |
Non esiste una formula valida per tutti. Esiste un calcolo da fare sui vostri numeri.
Come confrontare due offerte diverse
Le offerte di noleggio sono costruite in modo diverso apposta, ed è difficile metterle a confronto. Ecco un metodo in quattro passi.
- Stimate le pagine reali che stampate in un anno, in bianco e nero e a colori. Il dato più affidabile è il contatore della stampante che avete già (si legge dal menu o dalla pagina di stato).
- Per ogni offerta, calcolate il costo totale per tutta la durata: canoni + eccedenze previste + voci escluse che dovrete pagare voi (per esempio i tamburi, se non sono compresi).
- Dividete per le pagine di tutta la durata: ottenete il costo per pagina reale di ogni offerta.
- Controllate le differenze che non sono in euro: tempi di intervento, chi ordina il toner, macchina sostitutiva, condizioni di uscita.
Attenzione alle durate diverse. Un'offerta a 36 mesi e una a 60 non si confrontano sul canone mensile: si confrontano sul costo totale e sul costo per pagina.
Cosa chiedere prima di firmare: 10 domande
- Il toner è incluso? Chi lo ordina, e quando arriva?
- Tamburi, unità immagine e fusore sono inclusi?
- Quante pagine sono comprese nel canone, in bianco e nero e a colori? Su che periodo (mese, trimestre, anno)?
- Quanto costa ogni pagina in più, in bianco e nero e a colori?
- Le pagine non usate si perdono o si recuperano?
- I tempi di intervento in caso di guasto sono scritti nel contratto?
- Se la macchina non si può riparare subito, è prevista una sostitutiva?
- Quanto dura il contratto e cosa succede se volete uscire prima?
- Come si leggono i contatori: in automatico o dovete mandarli voi?
- A fine contratto, chi cancella i documenti salvati nella memoria della macchina?
Se una risposta non è scritta nell'offerta, chiedete di aggiungerla.
E l'abbonamento a cartucce?
Alcuni produttori offrono abbonamenti a pagine per stampanti a getto d'inchiostro, come HP Instant Ink. Si paga un piano mensile con un certo numero di pagine e le cartucce arrivano a casa. Secondo le condizioni di HP, nel piano il colore costa come il bianco e nero, la stampante deve restare collegata a internet e, se disdite, le cartucce smettono di funzionare.
È un modello pensato per volumi bassi e per la casa. Non comprende l'assistenza in sede. Per un ufficio va confrontato con il noleggio sui volumi reali.