"Quanto costa un server aziendale?" è una domanda che riceviamo spesso. La risposta onesta è che il prezzo della macchina è solo una parte del costo. Licenze, installazione, backup, controllo e sostituzione dopo qualche anno pesano quanto il ferro, a volte di più.
In questa guida non trovate cifre, perché cambiano da un'azienda all'altra e da un mese all'altro. Trovate le voci che fanno il prezzo, gli errori che lo gonfiano e una checklist per leggere un preventivo. Così potete confrontare le offerte su quello che c'è dentro, non solo sul totale.
Se volete un parere sul vostro caso, trovate in fondo come chiederlo. Se il server lo state già scegliendo, guardate anche la pagina server aziendale: quale scegliere e chi lo gestisce.
Prima domanda: vi serve davvero un server?
Prima del costo viene la necessità. Un server serve se dovete far girare un gestionale condiviso, gestire utenti e password dei PC, permettere l'accesso da fuori in modo protetto. Se vi serve solo un archivio di file condiviso, può bastare un NAS (un apparecchio con dischi per conservare file) oppure un servizio in cloud.
Comprare un server che non serve è il modo più rapido di spendere troppo.
Le voci di costo dell'hardware
Processore (CPU)
Conta quanti programmi girano insieme e quante persone li usano. Un gestionale con dieci utenti non ha bisogno del processore di un server di calcolo. Il produttore del gestionale di solito indica i requisiti minimi e consigliati: partire da lì evita di sbagliare in un senso o nell'altro.
Memoria (RAM)
È spesso la voce che fa la differenza nelle prestazioni. Poca memoria rende tutto lento quando tutti sono collegati. Troppa è una spesa che non si vede. Si calcola sui programmi e sugli utenti reali.
Dischi
Qui ci sono tre scelte che cambiano il prezzo:
- tipo: dischi a stato solido (SSD), molto più veloci, o dischi tradizionali, più capienti a parità di spesa;
- capacità: quanti dati avete oggi e quanto crescono ogni anno;
- ridondanza (RAID): più dischi che si copiano tra loro, così se uno si rompe il server continua a funzionare. Attenzione: il RAID non è un backup. Protegge dal guasto di un disco, non da una cancellazione, da un virus o da un furto.
Ridondanza degli altri componenti
Due alimentatori invece di uno, schede di rete doppie, gestione remota della macchina. Costano di più, ma riducono il rischio di fermo. Valgono di più dove un'ora di server spento costa cara.
Formato: tower o rack
Il formato tower si appoggia a terra, come un PC grande. Il formato rack si monta in un armadio tecnico. Se avete già un armadio rack, di solito conviene usarlo. Per i server rack proponiamo in genere macchine da 2 unità di altezza, che lasciano spazio a dischi e raffreddamento.
UPS (gruppo di continuità)
Tiene acceso il server durante un calo di corrente e lo spegne in modo ordinato. Non è un optional: un'interruzione improvvisa può rovinare dati e dischi.
Le voci che non sono hardware
Licenze
Spesso è la voce che sorprende di più. Possono servire:
- la licenza del sistema operativo del server (per esempio Windows Server), che di solito dipende dal numero di core;
- le licenze di accesso per utente o per dispositivo;
- le licenze per l'accesso remoto, se si lavora da fuori;
- le licenze di database o di altri programmi richiesti dal gestionale.
Un preventivo senza licenze non è confrontabile con uno che le include.
Installazione e migrazione
Montare il server, configurarlo, creare utenti e permessi, spostare dati e programmi dal vecchio sistema, coordinare il produttore del gestionale. Il tempo dipende da quanto è ordinato il sistema di partenza. Il passaggio si fa di solito fuori orario, per non fermare l'ufficio.
Backup
Un server senza backup separato è un rischio, non un risparmio. Il costo dipende da quanti dati, per quanto tempo si conservano le copie e dove stanno. Una copia fuori dall'ufficio protegge anche da furto, incendio o virus che cifrano i dati. La domanda giusta però non è solo "c'è il backup?", ma "chi controlla che funzioni?". Sui backup che teniamo sui nostri server c'è un controllo automatico ogni notte. Come lavoriamo è spiegato in backup aziendale. Il backup in sede, dal cliente, è un servizio che possiamo attivare a parte.
Controllo e manutenzione
Aggiornamenti di sicurezza, controllo dei dischi, dello spazio, dei backup. Senza controllo, i problemi si scoprono quando il server è già fermo. Con un monitoraggio continuo, l'allarme arriva a chi gestisce il server prima che diventi un fermo.
Assistenza
Chi chiamate quando qualcosa non va, e in quanto tempo interviene. Un contratto di assistenza scrive questi tempi nero su bianco, compreso cosa succede fuori orario. Un intervento a chiamata costa meno finché non serve, poi costa di più.
Il costo vero: quello negli anni
Il prezzo d'acquisto è il primo giorno. Il costo vero si misura sugli anni di vita del server. Per confrontare due offerte, sommate:
- acquisto dell'hardware, UPS compreso;
- licenze iniziali ed eventuali rinnovi;
- installazione e migrazione;
- backup (spazio, conservazione, copia fuori sede);
- controllo e manutenzione per ogni anno;
- assistenza per ogni anno;
- sostituzione a fine vita, compreso il nuovo passaggio dei dati.
Un server economico con licenze mancanti, nessun controllo e backup mai verificato può costare molto di più di uno più caro ma seguito, soprattutto il giorno in cui si ferma.
Ogni quanto va sostituito un server?
Non c'è una regola fissa. Due segnali dicono che è il momento:
- l'hardware invecchia: dopo diversi anni di lavoro continuo dischi, ventole e alimentatori cedono più spesso, e i ricambi diventano difficili da trovare;
- il sistema operativo esce dal supporto: quando Microsoft smette di aggiornarlo, ogni nuova falla resta aperta. È il momento di pianificare il cambio, non di aspettare il guasto.
Il monitoraggio aiuta a decidere con i dati: errori dei dischi, temperature, spazio che finisce.
Conviene un server ricondizionato?
Spesso sì, per una piccola azienda. Un server ricondizionato è una macchina professionale usata, controllata, con componenti sostituiti dove serve e venduta con garanzia. A parità di spesa può dare più potenza o più ridondanza di un server nuovo di fascia bassa.
Conviene quando:
- il modello ha ancora ricambi disponibili;
- la garanzia è chiara e scritta;
- qualcuno lo installa, lo controlla e lo segue dopo.
Non conviene se il modello è troppo vecchio per il sistema operativo che vi serve. → Server ricondizionati per aziende
Comprare o usare un server in cloud?
Con il server in sede pagate l'acquisto all'inizio e poi la gestione. Con il server in cloud non comprate la macchina: pagate un canone che comprende hardware, spazio e spesso la gestione.
Il cloud conviene se lavorate da più sedi o da fuori, se il vecchio server va cambiato comunque e non volete gestire hardware. Il server in sede conviene se lavorate con file molto pesanti in rete locale, se avete apparati che devono parlare col server o se la connessione è debole. → Server in cloud gestito
Tre esempi di configurazione (senza prezzi)
Studio professionale con 10 postazioni e gestionale condiviso.
Server tower o rack di dimensioni contenute, dischi SSD in RAID, memoria calcolata sul gestionale, UPS, accesso remoto protetto per chi lavora da casa, backup su server separato fuori dall'ufficio. In alternativa, un server in cloud con il gestionale e un NAS in studio solo per i file.
Azienda di produzione con 25 utenti, gestionale e file tecnici.
Server rack con alimentatori doppi e gestione remota, dischi SSD per il gestionale e dischi più capienti per l'archivio, UPS, backup notturno con copia fuori sede, controllo continuo. Qui il fermo costa caro, quindi la ridondanza vale la spesa.
Piccolo ufficio con 4 persone che condividono solo documenti.
Probabilmente niente server: un NAS con copia separata, oppure uno spazio in cloud gestito. Il server servirebbe solo se arriva un gestionale che lo richiede.
Checklist: cosa chiedere nel preventivo
Prima di firmare, controllate che il preventivo dica:
- per quale lavoro è dimensionato il server (utenti, programmi, dati);
- processore, memoria, tipo e numero di dischi, tipo di RAID;
- se il server è nuovo o ricondizionato, e che garanzia ha (durata, chi la presta, cosa copre);
- quali licenze sono comprese e quali no;
- se l'UPS è compreso;
- cosa comprende l'installazione: trasferimento dati, utenti, contatti col produttore del gestionale;
- come e dove si fa il backup, e chi verifica che funzioni;
- se il server viene controllato dopo l'installazione, e come arrivano gli allarmi;
- i tempi di intervento in caso di guasto, scritti nel contratto;
- cosa succede fuori orario e nel fine settimana;
- cosa resta escluso e cosa fa variare il costo nel tempo.
Se mancano voci, chiedetele. Un preventivo più basso spesso è più basso perché manca qualcosa.